Dienstplanung
- Einzelne und wiederkehrende Schichten
- Mehrfachbesetzungen pro Objekt
- Offene Slots und Vergabe an Subunternehmer
- Bestätigung, Ablehnung, Check-in und Check-out
Fallstudie SafeTec24
Dienstplanung und Mitarbeiterverwaltung in einem zentralen Einsatzportal.
Für SafeTec24 wurde eine plattformübergreifende Einsatzlösung entwickelt, die Planung, Personal, Dokumente, Zeiterfassung, Abwesenheiten, Kommunikation, operative Auswertungen und mobile Nutzung verbindet.
DienstplanungSchichten, Mehrfachbesetzungen, offene Slots und Subunternehmer.
PDF-ImportAuftraggeberpläne werden eingelesen, erkannt und kontrolliert übernommen.
DokumentePrüfung, Fristen, Zuordnung und PDF-Erstellung im Mitarbeiterprofil.
PlattformübergreifendAktuelle Portal-Daten in den Apps für iOS, Android und macOS.
Die Ausgangslage
Sicherheitsdienstleistungen verbinden viele Objekte, wechselnde Schichten, unterschiedliche Qualifikationen, Subunternehmer und laufende Dokumentenfristen. Verteilen sich diese Informationen auf PDFs, Nachrichten und Tabellen, steigt der Koordinationsaufwand.
Operative Herausforderung
- Wiederkehrende Dienstpläne und kurzfristig offene Schichten
- Mehrfachbesetzungen und unterschiedliche Objektzeiten
- Dokumente, Fristen und Verträge vieler Beteiligter
- Statusfragen zwischen Verwaltung, Einsatzleitung und Teams
Ziel des Projekts
Eine zentrale Plattform sollte Planung, Verwaltung und Kommunikation verbinden, den aktuellen Stand für jede Rolle sichtbar machen und manuelle Abstimmung im Tagesgeschäft reduzieren.
Planung und operative Steuerung
Die Lösung bildet nicht nur einen Kalender ab, sondern verbindet Schichten mit Objekten, Dienstzeiten, Personen, Rollen und ihrem Bearbeitungsstatus.
PDF-Dienstpläne
- Einlesen von Dienstplänen der Auftraggeber
- Erkennung von Kürzeln und hinterlegten Dienstzeiten
- Manuelle Zuordnung bei nicht eindeutigen Angaben
- Abgleich bei erneut hochgeladenen Versionen
Rollen und Beteiligte
- Admins, Betriebs- und Einsatzleitung
- Mitarbeitende und Subunternehmer
- Auftraggeber mit passenden Zugriffsrechten
- Objekt-, Kontakt- und Verantwortungsdaten
Dokumente, Zeiten und Kommunikation
Dokumentenmanagement
Dokumente werden hochgeladen, klassifiziert, Personen zugeordnet und auf Ablaufdaten geprüft. Verträge, Kündigungen und Bescheinigungen können als PDF erstellt und im Profil abgelegt werden.
Zeiterfassung und Lohnvorbereitung
Check-in und Check-out, Stundennachweise sowie Hinweise auf ungewöhnliche Zeiten, doppelte Einsätze, fehlende Pausen oder relevante Zuschläge unterstützen die Prüfung vor der Abrechnung.
Interne Kommunikation
Interne Nachrichten, Push- und Statushinweise erreichen die passenden Rollen. Nachrichten können nach Themen wie Krankmeldung, Schichttausch, Rückfrage oder Eskalation eingeordnet werden.
Operative Auswertungen
Erweiterte Prüfungen bereiten Entscheidungen vor, ohne die Verantwortung der Verwaltung zu ersetzen.
Besetzung und Risiken
- Kandidatenranking nach Qualifikation, regionaler Nähe, Ruhezeit, Stundenkonto und Fairness
- Erkennung von Unterbesetzungen und wiederkehrenden Ausfallrisiken
- Auffällige Check-in- und Check-out-Muster
- Tageszusammenfassungen zu Risiken und offenen Punkten
Dokumente und Klartextsuche
- Klassifikation und Erkennung fehlender oder ablaufender Dokumente
- Konkrete Listen über natürlich formulierte Admin-Abfragen
- PDF- und Dateiverarbeitung mit Zuordnung zum Mitarbeiter
- Vorbereitete Hinweise für Dokument- und Lohnprüfung
Webportal und macOS-App für die Verwaltung
Dashboard, Dienstplanung, Mitarbeitende, Objekte, Stundenzettel und Rechnungen stehen Verwaltungsrollen in einer einheitlichen Oberfläche zur Verfügung. Die macOS-App nutzt dieselben rollenbasierten Daten und Prozesse wie das Portal.
SafeTec365-App für iOS und Android
Die aktuelle App verbindet ein rollenbasiertes Live-Dashboard und den synchronisierten Dienstplan mit Schichtbestätigungen, standortgesichertem Check-in und Check-out, Offline-Zugriff, Chats, Push-Navigation, Abwesenheiten, Mitarbeiterunterlagen und weiteren Verwaltungsfunktionen.
Das Ergebnis
SafeTec24 verfügt über eine gemeinsame Plattform für Einsatzplanung, Mitarbeitende, Subunternehmer, Auftraggeber, Dokumente, Zeiten und Kommunikation. Planungsstände sind schneller erkennbar, Fristen werden früher sichtbar und mobile Teams bleiben mit der zentralen Verwaltung verbunden.
Weniger manuelle Koordination
Schichten, Rückmeldungen, Dokumente und Nachrichten laufen nicht mehr ausschließlich über voneinander getrennte Kanäle.
Frühere operative Hinweise
Unterbesetzung, Dokumentfristen und auffällige Zeitdaten können vor der nächsten manuellen Prüfung sichtbar werden.
Was sich auf andere Unternehmen übertragen lässt
Wo Teams an wechselnden Einsatzorten arbeiten, hängen Planung, Berechtigungen, Unterlagen und Zeitdaten eng zusammen. Das Projekt zeigt, warum diese Bereiche gemeinsam geplant werden sollten, statt sie nur durch weitere Einzelprogramme zu ergänzen. Unsere Softwareentwicklung für Unternehmen in Hannover setzt deshalb beim vollständigen Ablauf an, vom ersten Planungsschritt bis zur Rückmeldung aus dem Einsatz.
Wie dieses Prinzip außerhalb der Sicherheitsbranche funktioniert, zeigt die Reparatur- und Shopsoftware für Just Smartphones mit Aufträgen, Kundenkonten und Dokumenten auf einer Datenbasis.
Eigene Einsatzabläufe digitalisieren
Wenn Dienstplanung, Dokumente, Zeiterfassung und Kommunikation heute noch getrennt laufen, prüfe ich gemeinsam mit dir, welche zentrale Struktur sinnvoll ist.